Datenschutz bei der Einstellung - FORTNA

Datenschutzrichtlinie für das Recruitment

1. Überblick

Dieses Dokument bezieht sich auf FORTNA Inc. (FORTNA Inc. umfasst FORTNA Inc. und alle ihre Tochtergesellschaften und wird im Folgenden als „FORTNA“, „Unternehmen“, „wir“, „uns“ und „unser“ referenziert) im Anwendungsbereich der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“). Es erklärt, wie FORTNA personenbezogene Daten von Bewerbern im Rahmen des Recruitment Prozesses erfasst und verarbeitet.

Wir verpflichten uns, unsere Erfassung und Verarbeitung personenbezogener Daten von Bewerbern transparent zu gestalten und unserer Verpflichtung zum Datenschutz nachzukommen. 

Dieses Dokument stellt die Grundlage dar sowohl für unsere Erfassung, Verwendung und Weitergabe der personenbezogenen Daten unserer Bewerber als auch für Ihre Rechte im Bezug auf diese personenbezogenen Daten.

2. Verantwortlicher für die Verarbeitung und Auftragsverarbeiter

Die Verantwortlichen für die Verarbeitung personenbezogener Daten sind:

FORTNA Inc., 1349 W Peachtree Street NW, Suite 1300, Atlanta, GA 30309, USA; und

in Großbritannien (“UK”) – FORTNA UK Ltd., Victoria House, 199 Avebury Blvd, Milton Keynes MK9 1AU; und

in Deutschland – FORTNA Germany GmbH, Grotenbleken 33, 22391 Hamburg.

3. Welche Informationen erhebt FORTNA und wie?

Die DSGVO bezeichnet persönliche Informationen als „personenbezogene Daten“. Den Umgang, die Erhebung, den Schutz und die Speicherung personenbezogener Daten bezeichnen wir zusammenfassend als „Verarbeitung“.

Personenbezogene Daten sind alle Daten, die eine eindeutige Identifizierung einer natürlichen Person ermöglichen oder diese konkret identifizierbar machen, wie zum Beispiel:

  • Vor-, Zweit- und Nachnamen;
  • Postalische Adressen und E-Mail-Adressen;
  • Telefonnummern;
  • Ausweisdokumente (z. B. Reisepässe und Führerscheine);
  • Identnummern (z. B. Sozialversicherungs- und Bankkontonummern);
  • Geburtsdatum, Geschlecht, Nationalität, Religion und ethnische Herkunft;
  • Dokumente zum beruflichen Werdegang und zur Ausbildung (z. B. Lebensläufe und Qualifikationen); oder
  • Angaben, die für die Beschäftigung von Ausländern erforderlich sind, die keine Staatsbürger des Vereinigten Königreichs oder der Europäischen Union sind.

Unsere Erhebung der Daten kann auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen. Beispielsweise können Daten in Bewerbungsformularen oder Lebensläufen enthalten sein (auch wenn diese im Rahmen von Initiativbewerbungen oder -anfragen an uns gesendet werden), aus Ihrem Reisepass oder anderen Ausweisdokumenten stammen oder durch Gespräche oder andere Bewertungsmethoden gesammelt werden. Die meisten der oben genannten Informationen werden direkt von Ihnen über das Rekrutierungsmanagementsystem des Unternehmens und im Rahmen des Rekrutierungsprozesses erfasst.

Eventuell erfassen wir auch personenbezogene Daten von Ihnen über Dritten, beispielsweise bei Einholung von Referenzen bei ehemaligen Arbeitgebern. Wir werden solche Informationen erst dann von Dritten einholen, wenn Sie als Kandidat für eine offene Stelle im Unternehmen in Betracht kommen; Diese Informationen werden nicht bezüglich aller Bewerbern erfasst oder genutzt.

Daten werden an verschiedenen Orten gespeichert, unter anderem in unserem Datensatz zu Ihrer Bewerbung, in unseren HR Management Systemen (Personalverwaltungssystemen) und in unserem E-Mail System.

4. Warum verarbeitet FORTNA personenbezogene Daten?

FORTNA erhebt und verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten für verschiedene Zwecke. 

FORTNA hat ein berechtigtes Interesse daran, personenbezogene Daten während des Einstellungsprozesses zu verarbeiten und Aufzeichnungen über den Prozess zu erstellen. Die Verarbeitung der Daten von Bewerbern ermöglicht es uns, den Einstellungsprozess zu verwalten, die Eignung eines Bewerbers für eine Beschäftigung zu beurteilen und zu bestätigen sowie zu entscheiden, wem wir eine Stelle anbieten. Möglicherweise müssen wir auch personenbezogene Daten von Bewerbern verarbeiten, um auf rechtliche Ansprüche reagieren und uns gegen diese verteidigen zu können.

In einigen Fällen müssen wir personenbezogene Daten verarbeiten, um sicherzustellen, dass wir unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen. Beispielsweise sind wir verpflichtet, vor Arbeitsbeginn die Berechtigung eines erfolgreichen Bewerbers zur Aufnahme einer Beschäftigung in einem bestimmten Land zu prüfen. 

FORTNA kann Informationen darüber verarbeiten, ob Bewerber eine Behinderung haben, damit wir angemessene Anpassungen für Bewerber mit einer Behinderung vornehmen können.

Nach der DSGVO haben Bewerber das Recht, nicht einer ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, beispielsweise bei der automatischen Erstellung einer Bewerberauswahl, bei der Bewerber ohne ein bestimmtes Qualifikationsniveau automatisch herausgefiltert werden, bevor die Bewerbungen von den Recruitern berücksichtigt werden. Wir weisen darauf hin, dass FORTNA im Auswahlprozess keine automatisierte Entscheidungsfindung nutzt.

Soweit wir weitere besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten, wie beispielsweise Angaben zur ethnischen Herkunft, zur sexuellen Orientierung, zur Gesundheit oder zur Religion oder Weltanschauung, erfolgt dies zum Zwecke der Gleichstellungskontrolle. Die Verarbeitung dieser Arten von Daten durch uns erfolgt, um sicherzustellen, dass Sie oder wir unseren Pflichten nachkommen oder unsere Rechte im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses ausüben können, oder (nur soweit zutreffend) um uns die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen zu ermöglichen.

Wir werden Ihre Daten zu keinem anderen Zweck als dem Rekrutierungsprozess verarbeiten, an dem Sie beteiligt sind.

5. Wer hat Zugriff auf die Daten?

Ihre Daten können innerhalb des Unternehmens zu Zwecken weitergegeben werden, die für den Abschluss des Einstellungsverfahrens erforderlich sind. Zu den Personen innerhalb des Unternehmens, die personenbezogene Daten erhalten, können Mitglieder des HR-Teams, am Einstellungsprozess beteiligte Interviewer und Manager im Geschäftsbereich mit einer offenen Stelle gehören. 

Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, Ihre Bewerbung ist erfolgreich und es liegt ein Angebot zur Einstellung vor. Anschließend geben wir Ihre Daten an ehemalige Arbeitgeber weiter, um Referenzen einzuholen.

Darüber hinaus müssen wir Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise an eine Aufsichtsbehörde oder eine andere Regierungsbehörde oder -stelle weitergeben zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten zu den in Abschnitt 4 genannten Zwecken auch an andere Unternehmen innerhalb von FORTNA übermitteln.

Da einige Unternehmen von FORTNA ihren Sitz nicht im Vereinigten Königreich, in der Europäischen Union („EU“) oder im Europäischen Wirtschaftsraum („EWR“) haben, können wir personenbezogene Daten an einen Empfänger außerhalb des Vereinigten Königreichs, der EU oder des EWR übermitteln. Wir treffen geeignete Sicherheitsvorkehrungen, um jegliche Übertragung oder Offenlegung an und die Verarbeitung durch einen Empfänger außerhalb des Vereinigten Königreichs/der EU durch den Abschluss von Standardvertragsklauseln innerhalb von FORTNA sicherzustellen. Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns bitte, siehe oben.

Wenn andere FORTNA-Unternehmen Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten müssen, erfolgt dies zu denselben oben genannten Zwecken und auf derselben Rechtsgrundlage.

6. Wie schützt FORTNA personenbezogene Daten?

FORTNA nimmt die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten ernst. Ihre persönlichen Daten werden sicher an verschiedenen Orten gespeichert, darunter in HR- und Rekrutierungsmanagementsystemen, in elektronischen Dokumenten, die in einem sicheren Netzwerk verwaltet werden, und in Dokumenten in Papierform, die an sicheren Orten mit eingeschränktem Zugriff aufbewahrt werden. Wir verfügen über interne Richtlinien und Kontrollen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten nicht verloren gehen, versehentlich zerstört, missbraucht oder offengelegt werden und/oder nur von unseren Mitarbeitern im Rahmen der ordnungsgemäßen Erfüllung ihrer Aufgaben darauf zugegriffen wird.

7. Wie lang bewahrt FORTNA die personenbezogenen Daten auf?

Wenn Ihre Bewerbung nicht erfolgreich ist (auch wenn Sie sich initiativ bei uns auf eine Stelle beworben haben, die nicht verfügbar ist), werden wir Ihre Daten 12 Monate lang speichern. Nach Ablauf dieser Frist werden Ihre Daten gelöscht oder vernichtet (es sei denn, wir müssen sie zur Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen länger aufbewahren).

Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, werden die im Rahmen des Einstellungsverfahrens erfassten personenbezogenen Daten in Ihre FORTNA-Personalakte übernommen und für die Dauer Ihrer Beschäftigung gespeichert.

8. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie nach den Datenschutzgesetzen der DSGVO eine Reihe von Rechten. Sie können:

  • auf Anfrage auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen und eine Kopie davon erhalten;
  • von FORTNA verlangen, falsche oder unvollständige personenbezogene Daten zu ändern;
  • von FORTNA verlangen, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen oder die Verarbeitung einzustellen, beispielsweise wenn die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind;
  • Einspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einlegen, wenn FORTNA sich auf seine berechtigten Interessen als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung beruft; oder
  • uns bitten und die uns die Erlaubnis erteilen, Ihre personenbezogenen Daten an eine andere Organisation zu übermitteln.

Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten oder Fragen zu dieser Erklärung oder unserer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Allgemeinen haben, wenden Sie sich bitte an dataprotection@fortna.com.

Wenn Sie der Meinung sind, dass das Unternehmen Ihre Datenschutzrechte nicht eingehalten hat, können Sie Ihre Bedenken im Vereinigten Königreich dem Information Commissioner's Office melden (https://ico.org.uk/) und in Deutschland der DPA (mailbox@datenschutz.hamburg.de).

9. Was passiert, wenn Sie keine personenbezogenen Daten angeben?

Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung, FORTNA im Rahmen des Einstellungsverfahrens personenbezogene Daten bereitzustellen. Sofern Sie die zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlichen personenbezogenen Daten nicht bereitstellen, können wir Ihre Bewerbung jedoch nicht bearbeiten.

Stand 3.8.2020